Virtuelle Assistenz · Executive Support
Claudia Wünsch
Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Strukturiert. Verlässlich. Engagiert.
Mit über 25 Jahren Erfahrung in der internationalen Hotellerie und mehr als 11 Jahren im Executive Support auf Management- und C-Level-Ebene weiß ich, wie wichtig strukturierte Abläufe, Verlässlichkeit und professionelle Unterstützung im Hintergrund sind.
Die Hotellerie hat mich geprägt: serviceorientiertes Denken, eine ausgeprägte Lösungsorientierung und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten. Dabei habe ich gelernt, unterschiedliche Anforderungen zu koordinieren, professionell zu kommunizieren und auch unter Zeitdruck verlässlich zu handeln.
Im Rahmen europaweiter Hotelübernahmen, Neueröffnungen und operativer Prozesse habe ich administrative, organisatorische sowie finanzielle und rechtliche Themen begleitet und koordiniert. Zu meinem Arbeitsalltag gehörten internationale Kommunikation, Projektkoordination sowie die Organisation von Reisen, Meetings und Events ebenso wie die strukturierte Begleitung operativer Abläufe im Hintergrund.
Heute unterstütze ich Unternehmen remote mit dem Ziel, im Hintergrund verlässliche Strukturen zu schaffen und operative Entlastung auf hohem professionellem Niveau zu bieten.
Was ich für Sie erledige
E-Mail & Kalendermanagement
- E-Mail-Management und Korrespondenz
- Kalender- und Terminorganisation
- Analyse und Optimierung bestehender Kalenderstrukturen
- Terminabstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern
Reiseplanung & Koordination
- Geschäfts- und Privatreisen
- Flug-, Hotel- und Transferbuchungen
- Reiseunterlagen mit Visa- und Einreisebestimmungen
Meeting- & Eventplanung
- Meetingvorbereitung und -nachbereitung
- Teilnehmermanagement und Einladungsversand
- Erstellung von Programmen und Ablaufplänen
- Koordination von Dienstleistern, Locations und Caterern
Rechnungen & Finanzadministration
- Rechnungs- und Belegmanagement
- Vorbereitende Buchhaltung und Reisekostenabrechnungen
- Bankadministration (Kontoeröffnungen, Kontopflege sowie KYC- und FATCA-Unterlagen)
Dokumente, Präsentationen, Recherche und Digitale Tools
- Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Berichten und Protokollen
- Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Recherche und Aufbereitung von Informationen
- Digitale Tools und Workflow-Optimierung
Persönliche Assistenz
- Persönliche Terminorganisation
- Reiseplanung und Reservierungen
- Dienstleister- und Terminabstimmungen
- Organisation persönlicher Anliegen
Wie wir zusammenarbeiten
Erstes Kennenlernen
In einem unverbindlichen Gespräch lernen wir uns kennen und besprechen Ihre Anforderungen, Herausforderungen und Erwartungen. So finden wir gemeinsam heraus, ob und wie eine Zusammenarbeit sinnvoll gestaltet werden kann.
Analyse & Planung der Zusammenarbeit
Gemeinsam definieren wir Aufgaben, Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Abläufe für eine effiziente Zusammenarbeit. Dabei legen wir die Rahmenbedingungen fest und schaffen die Grundlage für eine strukturierte, vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Zusammenarbeit starten
Nach der Abstimmung übernehme ich die vereinbarten Aufgaben und arbeite mich in bestehende Abläufe und Prozesse ein. Ziel ist eine reibungslose Zusammenarbeit und eine verlässliche Unterstützung von Beginn an.
Langfristige Entlastung
Mit einer strukturierten und eigenständigen Arbeitsweise unterstütze ich Sie zuverlässig im Hintergrund. Durch regelmäßigen Austausch und klare Kommunikation entsteht eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, die Ihnen mehr Zeit und Freiraum für Ihre wesentlichen Aufgaben und Prioritäten schafft.
Mehr als eine Assistenz
Diskretion & Vertrauen
Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit bildet die Grundlage meiner Arbeit. Mein Anspruch ist es, administrative und organisatorische Aufgaben strukturiert, diskret und zuverlässig zu begleiten, insbesondere in sensiblen und anspruchsvollen Arbeitsbereichen auf Managementebene.
Flexibilität & Verlässlichkeit
Unterschiedliche Anforderungen und wechselnde Prioritäten gehören zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Dank meiner langjährigen Erfahrung kann ich mich schnell in bestehende Strukturen einarbeiten und dort unterstützen, wo Entlastung benötigt wird. Dabei können sich meine Kunden auf eine zuverlässige und kontinuierliche Zusammenarbeit verlassen.
Struktur & Eigenverantwortung
Mein beruflicher Schwerpunkt liegt auf der strukturierten Organisation und Begleitung komplexer administrativer, organisatorischer und projektbezogener Aufgaben. Auch in dynamischen und zeitkritischen Arbeitsumfeldern arbeite ich eigenverantwortlich, lösungsorientiert und mit einem klaren Blick für Prioritäten und effiziente Abläufe.
Erfahrung auf Managementebene
Meine Expertise umfasst mehr als 11 Jahre Executive Support auf Management- und C-Level-Ebene sowie über 25 Jahre Erfahrung in der internationalen Hotellerie. Durch die enge Zusammenarbeit mit Führungskräften kenne ich die Anforderungen, Prioritäten und Dynamiken auf Managementebene und unterstütze dort, wo Struktur, Übersicht und zuverlässige Umsetzung gefragt sind.
Lassen Sie uns sprechen
Ich freue mich auf Ihre Nachricht. Schreiben Sie mir direkt – ich melde mich zeitnah bei Ihnen.